Digitalisoituneessa maailmassa huomaan aika ajoin kaipaavani aitoja kohtaamisia aitojen ihmisten kanssa. Markkinoijan näkökulmasta tapahtumat tarjoavatkin kohtaamisiin ainutlaatuisen kanavan. Haluamme uhrata kallisarvoista aikaamme loistavan tapahtuman järjestämiseen – emme sen manuaaliseen hallintaan. Mitä oikein tarkoitamme, kun puhumme automatisoidusta tapahtumahallinnasta? Jaetaan ensin sanat tapahtumahallinta ja automatisoitu erikseen.
Tapahtumahallinnalla tarkoitamme
- ilmoittautumistiedon keräämistä ja
- tapahtumaviestintää.
Automatisoitu sanan omassa merkityksessä tarkoittaa, että kaksi edellistä prosessia tapahtuvat automaattisesti, ilman manuaalista työtä. Henkilökohtaisen sekä yrityksemme filosofian mukaan, kannattaa automatisoida kaikki, mikä on mahdollista. Aikaa jää silloin enemmän luovaan työhön.
Tapahtumien elinkaari alkaa aina tapahtuman suunnittelusta jatkuen tapahtuman jälkimarkkinointiin. Tapahtumamarkkinointi on oma maailmansa ja sen keinot voivat vaihdella suuresti tapahtuman luonteesta riippuen – emme keskity siihen tässä blogitekstissä.
Tapahtumahallinta taas, niin tapahtumassa kuin tapahtumassa, on hyvinkin samalaista: Ilmoittautumiset pitää kerätä, ilmoittautujille täytyy lähettää vahvistusviestit, tapahtumasta täytyy lähettää useampia muistutuksia sekä pyytää palautetta ja kiittää osallistujia tapahtuman jälkeen. Tapahtumahallinnan kaava on siis hyvin samanlainen tapahtuman luonteesta riippumatta ja kuten kaavojen luonteeseen kuuluu, niitä voidaan kopioida. Tämä kaava on lisäksi mahdollista automatisoida – ja mikä parasta, sen algoritmi ei ole monimutkainen.
Tapahtumaviestintä on kokonaisuus
- etukäteismarkkinointia,
- kutsuja,
- ilmoittautumisten vahvistusviestejä,
- muistutuksia,
- kiitosviestejä ja
- palautetta
Hoivaa osallistujaa aina ilmoittautumisen vahvistusviestistä kiitosviestiin saakka. Viestinnän avulla osallistujalle tulee tunne, että hänestä pidetään huolta sekä no show pienenee. Epätietoisuus tapahtumaan liittyvistä asioista on osallistujalle ikävää ja tietoa onkin hyvä tarjoilla pala kerrallaan sähköpostitse. Ammattimainen ja oikea-aikainen tapahtumaviestintä on osa asiakaskokemusta ja luo mielikuvaa huolenpidosta.
Tapahtumaviestintä hoituu ainakin vielä tällä hetkellä tehokkaimmin sähköpostitse, jonka äärellä työajasta vierähtää monella suuri osa. Automaatioteknologian avulla voit ajastaa kaiken tapahtumaviestinnän valmiiksi jo paljon ennen tapahtumaa – Voit silloin itse keskittyä kaikkeen olennaisimpaan, eli onnistuneen tapahtuman emännöimiseen ja isännöimiseen.
Miten ja missä hoidat ilmoittautumiset?
Ilmoittautumisen täytyy olla helppoa niin osallistujalle kuin tapahtumanjärjestäjällekin. Ilmoittautujan näkökulmasta, mitä enemmän ilmoittautumislomakkeessa kysytään eri tietoja, sitä vähemmän sitä täytetään. Kysy siis osallistujalta vain pakolliset asiat, joita et entuudestaan tiedä. Jos esimerkiksi lähetät personoidut kutsut sähköpostitse tapahtumaan, tiedät osallistujasta jo varmasti entuudestaan paljon – älä turhaan vaivaa osallistujaa kysymällä näitä tietoja uudelleen.
Automaatioteknologian avulla entuudestaan tunnettujen henkilöiden tarvitsee ilmoittautuessaan klikata minimissään ainoastaan ”ilmoittaudu”-nappia. Muut tiedot, jotka jo tiedämme, voivat olla piilotettuja. Saat tapahtumaasi enemmän osallistujia, kun ilmoittautuminen on helppoa.
Pidä tapahtumajärjestäjän näkökulmasta myös huolta, ettet joudu tekemään manuaalista työtä ilmoittautumisten keräämisen suhteen. Anna teknologian hoitaa ilmoittautumisten vastaanotto ja ajantasaisen osallistujalistan ylläpito. Jos ilmoittautumistiedot pyörivät sähköposteissa ja exceleissä eri henkilöiden työpöydillä, hankkiudu tästä tavasta eroon mahdollisimman pian. Sen lisäksi, että exceleiden pyörittäminen kuluttaa arvokasta aikaasi, GDPRn myötä henkilötietojen käsittely tulee tiukentumaan keväällä 2018 monessa mielessä.
Automatisoi kaikki, joka vie aikaasi tapahtuman luovalta suunnittelulta ja itse tapahtuman järjestämiseltä ja houstaamiselta. Automatisoi ainakin tapahtumahallinta.
Lue lisää tapahtumien automaatiosta: ”Webinaarit sisältömarkkinoinnissa – Ohjeet webinaarin järjestämiseen”
