Vinen GDPR-työkalut asiakkaiden avuksi
Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen, GDPR:n, keskeinen tavoite on lisätä henkilötietojen käsittelyn avoimuutta ja läpinäkyvyyttä sekä vahvistaa rekisteröityjen oikeuksia valvoa henkilötietojensa käsittelyä. Vinen työkalut ja palvelut helpottavat näiden oikeuksien toteuttamista sekä rekisterinpitäjien ja henkilötietojen käsittelijöiden velvollisuuksien toteuttamista.
Olemme koonneet tälle sivulle tietoa siitä, kuinka Vine sekä Vinen asiakkaat ja kumppanit käsittelevät henkilötietoja ja kuinka Vinen työkalut ja palvelut auttavat GDPR:n toimeenpanossa.
REKISTERÖITY
Rekisteröity tarkoittaa tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä, jonka henkilötietoja käsitellään.
Saatamme käsitellä tietojasi rekisterinpitäjänä, jos olet asiakasyrityksemme tai muun sidosryhmän vastuu- tai yhteyshenkilö. Saatamme käsitellä tietojasi myös, jos kuulut Vinen markkinointiviestinnän kohderyhmiin yrityksen päättäjänä tai palvelumme liittyvät työtehtäviisi.
Tietosuojaselosteemme kertoo tarkemmin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, perusteesta, tietojen käsittelijöistä sekä käsiteltävistä tiedoista ja niiden säilytysajoista. Seloste kertoo myös tietojen suojauksesta sekä rekisteröidyn eli sinun oikeuksista. Selosteen lopusta löydät toiminnon, jonka avulla voit pyytää linkin tietoihin, joita olemme sinusta keränneet.
REKISTERINPITÄJÄ
Rekisterinpitäjä tarkoittaa yritystä tai organisaatiota, joka määrittelee käsittelyn tarkoituksen, keinot ja ohjeet.
Vine on rekisterinpitäjä silloin, kun kyse on henkilötiedoista, jotka liittyvät Vinen omiin asiakasyrityksiin, sidosryhmiin tai markkinointiviestinnän kohderyhmiin. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näiden henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta.
Vinen asiakasyritys on rekisterinpitäjä omien henkilötietojensa osalta, vaikka henkilötietojen käsittely tapahtuu Vinen palvelussa. Asiakkaamme määrittelee käsittelyn tarkoituksen, keinot sekä ohjeet käsittelyyn.
KÄSITTELIJÄ
Henkilötietojen käsittelijä tarkoittaa henkilöä, yritystä tai organisaatiota, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.
Vine on käsittelijä silloin, kun kyse on Vinen omien henkilötietojen käsittelystä. Vine on myös käsittelijä silloin, kun käsittelemme henkilötietoja asiakkaidemme tai kumppaniemme lukuun.
Kumppanimme on henkilötietojen käsittelijä silloin, kun käsittely tapahtuu päämiehen lukuun, vaikka henkilötiedot sijaitsevat ja niiden käsittely tapahtuu Vinen palvelussa.
REKISTERINPITÄJÄN VELVOLLISUUDET
Vinen asiakkaana olet rekisterinpitäjä ja vastuussa henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta. Vine toimii henkilötietojen käsittelijänä sopimuksen ja ohjeiden mukaisesti.
Vine sopimusten tietosuojaliite (sopimus henkilötietojen käsittelystä, DPA) määrittelee rekisterinpitäjän ja käsittelijän vastuut sekä toiminnan GDPR:n mukaisesti.
REKISTERÖIDYN OIKEUDET
GDPR:n keskeinen tavoite on lisätä henkilötietojen käsittelyn avoimuutta ja läpinäkyvyyttä sekä vahvistaa rekisteröityjen oikeuksia valvoa henkilötietojensa käsittelyä. Rekisteröityjen (eli sinun asiakkaittesi tai markkinoinnin kohderyhmiesi) informoinnin helpottamiseksi ja oikeuksien toteuttamiseksi käytössäsi ovat alla olevat Vinen työkalut:
TIETOSUOJASELOSTE
Tietosuojaseloste kertoo mitä ja miten henkilötietoja käsitellään Vinen palveluissa. Tietosuojaseloste on käytössäsi automaattisesti ja voit linkittää sen kotisivuillesi sekä sähköpostiviesteihisi.
Löydät tietosuojaselosteen Vine markkinoinnin automaatiosta: Asetukset -> Sivun alaosassa ”Yrityksen tiedot”
OMIEN TIETOJEN TARKISTAMINEN
Omien tietojen tarkistaminen on myös Vine valmis palvelu asiakkaittesi käyttöön. Tietosuojaselosteen lopussa on valmis lomake asiakkaan tekemää tarkistuspyyntöä varten. Asiakas täyttää sähköpostiosoitteensa ja Vinen palvelu lähettää hänelle sähköpostiviestissä linkin, jonka kautta hän pääsee tarkistamaan, mitä henkilötietoja hänestä on kerätty Vinen palveluun.
PYYNTÖ TIETOJEN POISTAMISEEN
Pyyntö tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”) on GDPR:n mukainen rekisteröidyn oikeus. Jos perusteesi henkilötietojen käsittelyyn on yrityksen oikeutettu etu, sinun on poistettava henkilön tiedot hänen niin pyytäessään. Tietojen poistamista varten olemme lisänneet Vineen valmiin toiminnon, jonka avulla voit pyynnön käsittelyn jälkeen poistaa rekisteröidyn henkilön tiedot. Toiminto huolehtii myös siitä, että henkilön tietoja ei lisätä uudelleen rekisteriin.
Löydät poistamis-toiminnon Vine markkinoinnin automaatiosta: Asetukset -> Sivun alin osa ”GDPR – Poista henkilö”
SUOSTUMUS EVÄSTEIDEN KÄYTTÖÖN
GDPR veloittaa verkkosivuston ylläpitäjän (rekisterinpitäjän) pyytämään sivuston kävijöiltä nimenomaisen ja yksilöidyn suostumuksen evästeiden ja muiden vastaavien kävijän yksilöivien mekanismien (jatkossa evästeet) käyttöön. Lisätietoa ja -ohjeita, joilla saat verkkosivustollesi oikeanlaisen tavan evästesuostumuksen pyytämiseen saat Evästeet-sivultamme, johon olemme koonneet tiiviin tietopaketin yrityksen verkkosivujen evästeasioista ja niiden kuntoon laittamisesta.
Vine sisältää valmiit toiminnot suostumuksen pyytämiseen sekä evästeiden ohjaukseen suostumuksen mukaisesti. Löydät toiminnon evästesuostumukseen Vine markkinoinnin automaatiosta: Asetukset -> www-sivusto -> Sivun alaosassa ”Suostumus evästeisiin”.
SÄHKÖPOSTIMARKKINOINNIN HALLINTA
Sähköpostimarkkinoinnista kieltäytyminen ja postitusten hallinta on myös Vinen palvelun valmis toiminto. Jokaisen markkinointiviestiin sisältyy linkki, jonka kautta viestin saaja voi poistua postituslistalta tai hallinnoida postituksiaan. Tämä linkki lisätään/on lisätty sähköpostipohjiisi.
SUOSTUMUS
Suostumus on yksi mahdollinen GDPR:n mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelyyn. Yritysmarkkinoinnissa ja viestinnässä yleisimmin käytetyt perusteet ovat oikeutettu etu ja sopimus eli asiakkuus. Jos käytät suostumuksia, Vine helpottaa sinua tarjoamalla lomakkeet suostumuksen pyytämiseksi ja dokumentoi järjestelmään tiedot saaduista suostumuksista (kuka, koska, mikä).
TARPEETTOMAN TIEDON POISTAMINEN
Vinen palvelu huolehtii tarpeettoman ja vanhentuneen historiatiedon poistamisesta automaattisesti. Rekisteröityjen vanha markkinointihistoria (millä verkkosivuillasi henkilö on käynyt, mitä sähköpostiviestejä olet lähettänyt jne) poistetaan automaattisesti 18kk kuluttua.
AJANTASAISET HENKILÖTIEDOT
Vinen palveluun integroitu Asiakastiedon yritys- ja päättäjärekisteri auttaa sinua ylläpitämään ajantasaiset ja oikeat tiedot asiakkaistasi ja markkinointisi kohderyhmistä. Asiakastiedon tekemät tietojen tarkistukset päivittyvät rekisteriisi automaattisesti joka kuukausi.
LATAA NAUHOITE GDPR-WEBINAARISTA:
LUE BLOGITEKSTEJÄ AIHEESTA
